Privacy and Cookie Policy

Bij DIGITAL DOT vinden wij de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. In dat kader werkten wij onderstaande privacy en cookie policy voor u uit. Hierin lichten wij toe op welke manier wij met uw gegevens omspringen en wat uw rechten zijn wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken; deze rechten zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere aanvullende wetten met betrekking tot gegevensbescherming.

Wie wordt beschermd door deze privacy en cookie policy ?

Deze privacy en cookie policy geldt alleen voor de echte persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. Wat onder persoonsgegevens wordt verstaan, lichten wij in het volgende punt toe. Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van al onze prospecten en klanten die van DIGITAL DOT producten en diensten gebruik maken of wensen te maken. Het beleid is ook van toepassing voor de verwerking van persoonsgegevens van eindgebruikers die via hun relatie met onze prospecten of klanten (in het bijzonder werknemers, maar niet uitsluitend) gebruiken maken van de producten en diensten van DIGITAL DOT.

Wat betekent “verwerking van persoonsgegevens” ?

Het begrip “verwerking van persoonsgegevens” heeft een ruime betekenis en moet worden begrepen als elke verwerking van gegevens die u als natuurlijk natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het gaan dan over het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Wie is de Verwerkingsverantwoordelijke ?

DIGITAL DOT BV, Kalkoven 50, 1820 Melsbroek, KBO 0886.708.375 is de verwerkingsverantwoordelijke.

Welke persoonsgegevens verwerken we ?

De persoonsgegevens die u ons zelf geeft (telefonisch, schriftelijk, elektronisch of mondeling).

De persoonsgegevens die we mogelijks in onze systemen verzamelen (persoonsgegevens die we u toewijzen voor het gebruiken van onze producten en diensten, bv klantennummers, wachtwoorden, logincodes).

Welke Categorieën van persoonsgegevens vindt u in onze systemen en waarom worden deze gegevens verwerkt ?

- Wanneer u onze website bezoekt.

Uw bezoek aan onze website en het gebruik van onze online diensten wordt bijgehouden om onze diensten te optimaliseren en te verbeteren. Wij registreren dan het IP-adres, de datum en tijd, het soort browser en besturingssysteem van uw toestel alsook de bezochte pagina’s. De verwerking is wettelijk gebaseerd op Art. 6, 1, 1, f) van de AVG. Een andere verwerking van uw gegevens, uitgezonderd voor statistische doeleinden in anonieme vorm, gebeurt uitsluitend in het kader van deze verklaring inzake gegevensbescherming. Los daarvan worden persoonsgegevens enkel bewaard wanneer deze spontaan door u worden verstrekt, bv. als onderdeel van uw registratie voor de uitvoering van een contract. De gepaste technische voorzorgsmaatregelen werden genomen om ervoor te zorgen dat uw gegevens zo veel als mogelijk worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang.

- Wanneer u inschrijft op onze nieuwsbrief Wij stellen een nieuwsbrief ter beschikking waarvoor u zich kan registreren schriftelijk, al dan niet via een registratieformulier. Vult u het registratieformulier in of worden uw persoonsgegevens met dat doel op een andere wijze aan ons bezorgt en hebt u ingestemd met onze nieuwsbrief, zal u van ons een email ontvangen op het e-mail adres dat u aan ons communiceerde. De persoonsgegevens die met dat doel werden verzameld, zullen enkel worden verwerkt om nieuwsbrieven te verzenden en uiteraard alleen als u met deze verwerking hebt ingestemd. De verwerking is wettelijk gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, a) van de AVG. U kan zich steeds uitschrijven op onze nieuwsbrief. In dat geval gaan wij uw relevante persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen.

- Gegevens verstrekt via ons contactformulier Wij stellen op onze website een contactformulier ter beschikking om ons te contacteren voor een aanvraag. De persoonsgegevens die u invulde in het contactformulier, zullen enkel worden verwerkt om uw aanvraag te beantwoorden en enkel als u heeft ingestemd met de gegevensverwerking. De verwerking is wettelijk gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, f) van de AVG.

- Wanneer u gebruik maakt van onze webshop Bij DIGITAL DOT kan u ook online bestellingen plaatsen via onze webshop. Persoonsgegevens die op dergelijke manier worden verstrekt, zullen enkel worden gebruikt om een contract met u aan te gaan en om dit contract uit te voeren. Deze verwerking is wettelijk gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, b) van de AVG. De verstrekking van uw persoonsgegevens is nodig om een contract met ons aan te gaan en om dit contract uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens zullen we uw bestelling niet kunnen verwerken en zullen we geen contract met u kunnen aangaan. Uw persoonsgegevens zullen enkel worden bewaard tot het contract met u is afgelopen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens verder te bewaren om die aan overheidsinstanties te bezorgen, bijvoorbeeld aan belastingdiensten. Deze bewaring en overdracht van uw persoonsgegevens aan overheidsinstanties om aan een wettelijke verplichting te voldoen, is wettelijk gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, c) van de AVG.

Als u een contract met ons aangaat, zal uw adres worden doorgegeven aan onze logistieke dienstverleners om de door u bestelde goederen aan u te leveren, in onze naam. Deze verwerking is nodig om het contract met u uit te voeren en is wettelijk gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, b) van de AVG. Uw persoonsgegevens zullen enkel door onze logistieke dienstverleners worden bewaard tot de door u bestelde goederen aan u werden geleverd, tenzij onze logistieke dienstverleners wettelijk verplicht zijn om uw gegevens verder te bewaren, b.v. om deze aan overheidsinstanties te bezorgen, bijvoorbeeld aan belastingdiensten.

Als u een contract met ons aangaat en ervoor kiest om via overschrijving of kredietkaart te betalen, zullen we uw bankgegevens aan uw bank of beheerder van uw kredietkaart bezorgen om uw betaling te verwerken. Deze verwerking is nodig om het contract met u uit te voeren en is wettelijk gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, b) van de AVG. Uw bank of uitgever van uw kredietkaart zal uw persoonsgegevens enkel bewaren tot uw betaling werd verwerkt, tenzij uw bank of kredietkaart uitgever wettelijk verplicht is om uw gegevens verder te bewaren, bv. om deze aan overheidsinstanties te bezorgen, bijvoorbeeld aan belastingdiensten.

- Wanneer u een klantaccount aanmaakt.

U kan via onze website een klantaccount aanmaken. Als u het registratieformulier invult en uw persoonsgegevens aan ons bezorgt, kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Met uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt u inloggen op uw account en deze gebruiken. De persoonsgegevens die u invulde in het registratieformulier, zullen enkel worden verwerkt om uw klantaccount aan te maken en te beheren en enkel als u heeft ingestemd met de verwerking van uw gegevens. De verstrekking van uw persoonsgegevens gebeurt op vrijwillige basis. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken en deze verstrekking is niet nodig om te voldoen aan een wettelijke of contractuele verplichting of aan een verplichting die nodig is om een contract aan te gaan. Als u uw persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, zal dat geen gevolgen hebben voor u, afgezien van het feit dat we dan geen klantaccount voor u kunnen registreren. Uw persoonsgegevens zullen enkel worden bewaard tot uw account uitgeschakeld wordt.

- Cookies en Tracking Wij maken gebruiken van “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die op uw toestel worden opgeslagen en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren. Sommige cookies die we gebruiken, worden verwijderd na uw browsersessie, d.w.z. na het afsluiten van uw browser (zogenaamde sessiecookies). Andere cookies blijven op uw toestel staan en stellen ons in staat om uw browser te herkennen bij uw volgende bezoek. Door onze websites beter af te stemmen op uw wensen en voorkeuren vergroten wij alzo het gebruiksgemak.

U kunt uw browser zo instellen dat u op de hoogte wordt gebracht van het instellen van verschillende cookies en individueel beslist om deze al dan niet te aanvaarden of de aanvaarding van cookies uit te sluiten voor bepaalde gevallen of in het algemeen. Als u beslist om cookies niet te aanvaarden, kan de functionaliteit van de website beperkt zijn.

Soorten cookies:

Er bestaan:

Noodzakelijke cookies, zijnde cookies nodig voor de goede werking van onze website.

Functionele cookies, zijnde cookies die het functioneren van onze website vergemakkelijken en bijvoorbeeld zorgen voor een gepersonaliseerde surfervaring. Dergelijke cookies onthouden bijvoorbeeld uw inlognaam, wachtwoord etc.

Performantie cookies, zijnde cookies die gegevens verzamelen over het gebruik van onze website en eventueel apps zoals het aantal bezoekers, de webpagina’s die het meest bezocht worden of de tijd die gebruikers op een webpagina verblijven. Aan de hand van dergelijke metingen kunnen wij onze website verbeteren en optimaliseren. Programma’s die door ons in dat verband kunnen gebruikt worden, zijn bijvoorbeeld:

Adobe Analytics: De gegenereerde informatie over je gebruiksgedrag op onze websites worden in dat geval anoniem verzameld en overgemaakt naar en door Adobe, waar ze worden opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Deze geanonimiseerde gegevens worden vervolgens door Adobe namens ons geanalyseerd en als geaggregeerde gegevens aan ons teruggestuurd. Adobe koppelt je IP-adres niet aan andere door hen geregistreerde gegevens.

Google Analytics: zorgt voor het verzamelen van anonieme gegevens over het gebruik van onze website en het opstellen van bezoekersstatistieken. Meer info over hoe Google je gegevens gebruikt is te vinden op : https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/

Advertentiecookies: op basis van je surfgedrag, je demografische en je gebruikersgegevens kunnen wij onze advertenties efficiënter maken en beter afstemmen op uw interesses en u enkel gepersonaliseerde reclameboodschappen tonen. Met de cookies en hulpmiddelen van het advertentienetwerk van Google (Google AdWords) en van Facebook (Custom Audience) kunnen we u op de websites die deel uitmaken van die netwerken eventueel reclame tonen voor onze producten en diensten.

Social media cookies: deze cookies maken de functionaliteiten van socialmediawebsites zoals Facebook, Twitter en Instagram mogelijk.

Diensten van derden Via onze producten en diensten kan je eventueel ook gebruik maken van diensten van andere partijen zoals Facebook, Twitter, nieuwsgroepen en/of apps. Over de informatie die u daar zou plaatsen en hoe deze wordt verwerkt, kunnen wij geen controle uitvoeren en zijn we ook niet verantwoordelijk.

Wie ontvangt uw gegevens ?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder uw toestemming en we geven ze niet door aan derden tenzij in de volgende gevallen:

- aan onze rechtsopvolgers;

- indien dit nodig zou zijn voor onze dienstverlening;

- indien er hier een wettelijke verplichting voor bestaat;

- indien er een gerechtvaardigd belang is voor DIGITAL DOT of een betrokken derde, bijvoorbeeld wanneer u een factuur niet betaald en deze moet helaas gerechtelijk moet ingevorderd worden - inden u ons daarvoor vooraf toelating heeft gegeven.

Verplichte/vrijwillige gegevensverstrekking en bewaartermijn 1.

Uw gegevens worden op vrijwillige basis verstrekt. U bent niet verplicht om deze persoonsgegevens te verstrekken en deze verstrekking is niet nodig om te voldoen aan een wettelijke of contractuele voorwaarde (tenzij u onze webshop gebruikt; in dat geval dienen gegevens te worden verstrekt om het contract te kunnen uitvoeren).

Als u uw persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, zal dat geen gevolgen hebben voor u, afgezien van het feit dat u onze diensten niet zal kunnen gebruiken.

Persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt via onze website, zullen enkel worden opgeslagen tot het doel is gerealiseerd waarvoor ze werden verwerkt. Voor zover bewaartermijnen overeenkomstig fiscale en handelswetten moeten worden nageleefd, kan de bewaartermijn voor bepaalde gegevens tot 10 jaar bedragen. Afwijkende bewaartermijnen kunnen ook voortvloeien uit een legitiem belang (bv. de veiligheid van gegevens te garanderen, om misbruik te voorkomen of om daders van misdrijven te vervolgen).

2.

Om een contract met u te kunnen aangaan en om uw registratie als klant te kunnen verwerken, hebben we de volgende gegevens nodig: klantnaam (= uw naam of naam van uw bedrijf), sector, rechtsvorm, facturatieadres, business telefoonnummer, fiscaal nummer (voor klanten binnen de EU: btw-nummer), minstens de gegevens van één aankoopverantwoordelijke (d.w.z. zaakvoerder), functie van de aankoopverantwoordelijke (d.w.z. zaakvoerder of aankoper), bewijs van het bestaan van uw bedrijf. De overige gegevens die we in het kader van de klantregistratie verzamelen, worden vrijwillig door u verstrekt. U bent niet verplicht om deze persoonsgegevens aan ons te verstrekken en deze verstrekking is niet nodig om te voldoen aan een wettelijke of contractuele voorwaarde of aan een voorwaarde die nodig is om een contract aan te gaan.

Uw persoonsgegevens zullen enkel worden bewaard tot de klantrelatie wordt stopgezet tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens verder te bewaren om deze voor te leggen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld belastingdiensten. Deze bewaring en overdracht van uw persoonsgegevens aan overheidsinstanties om aan een wettelijke verplichting te voldoen is wettelijk gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, c) van de AVG.

Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens - Registratie van de klant De persoonsgegevens die via het registratieformulier of via informatiesheets op beurzen en tijdens verdere zakelijke transacties worden verzameld, zullen worden verwerkt om een contract met de klant aan te gaan en uit te voeren. Deze verwerking is gebaseerd op Art. 6, alinea 1, b) van de AVG.

- Marketing en analyse van de klant Persoonsgegevens die via het registratieformulier of via informatiesheets op beurzen en tijdens verdere zakelijke transacties worden verzameld, kunnen ook verwerkt worden met het oog op klantenrelaties en -analyses. Dit omvat bijvoorbeeld marktonderzoek, enquêtes voor klantenfeedback, klantenanalyses, het bekijken van populaire aankopen van goederen en aankoopdata. Voor deze doeleinden kan u ook gecontacteerd worden via e-mail, sms, telefoon, fax en post. Uw gegevens zullen voor de bovenvermelde doeleinden worden opgeslagen en waar nodig eventueel worden aangevuld met gegevens die we uit publieke bronnen verzamelen, Deze verwerking is wettelijk volgens Art. 6, alinea 1, 1, f) van de AVG.

We kunnen ook al uw persoonsgegevens alzo verzameld, verwerken om u via de post en fysiek informatie te verstrekken over onze reclame- en marketingcampagnes. Deze verwerking is gebaseerd op Art. 6, alinea 1, 1, f) van de AVG en is nodig om u te informeren over onze aanbiedingen en diensten en om onze relatie met u uit te breiden. Als u voorafgaandelijk heeft ingestemd met de verwerking, zullen we uw persoonsgegevens ook gebruiken om onze marketinginformatie te verstrekken via e-mail, sms, telefoon of fax.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot privacy ?

U hebt:

- Het recht om informatie over de gegevensverwerking en een exemplaar van de verwerkte gegevens te ontvangen

- Het recht om te vragen dat onjuiste gegevens worden rechtgezet of onvolledige gegevens worden aangevuld

- Het recht om te vragen dat persoonsgegevens worden verwijderd en, indien de persoonsgegevens openbaar werden gemaakt, dat andere verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte worden gebracht van dit verzoek

- Het recht om te vragen dat de gegevensverwerking wordt beperkt

- Het recht om de persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en om te vragen dat deze gegevens worden overgedragen

- Het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de gegevensverwerking om die te staken

- Het recht om een gegeven toestemming te allen tijde in te trekken om de verwerking van gegevens op basis van uw toestemming te staken. Deze intrekking zal geen gevolgen hebben voor de wettelijkheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking

- Het recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie als u van oordeel bent dat de gegevensverwerking inbreuk pleegt op de AVG. De toezichthoudende instantie kan u bereiken op : Gegevensbeschermingsautoriteit, Durkpersstraat 35, 1000 Brussel; +32 (0) 2 274 48 00 / www.privacycommission.be Hoe kan ik DIGITAL DOT contacteren ?

Dit kan telefonisch, schriftelijk of via email op onderstaande gegevens:

Tel: +32 2 793 04 35 Schriftelijk: Digital Dot BV, Kalkoven 50, 1820 Melsbroek, België

Email: info@digitaldot.be